Những mẹo nhỏ để sử dụng Gmail một cách chuyên nghiệp hơn

1. Tìm các website đang bán email của bạn cho các nhà quảng cáo bằng cách thêm dấu “+” vào địa chỉ mail thật của bạn

Vừa đăng nhập vào một dịch vụ online nào đó trên mạng? Gmail nhận ra dấu “+” nên bạn có thể tạo phiên bản thay thế cho email của mình để gom hết email spam vào các địa chỉ đó (các email spam vẫn vào hòm mail chính của bạn). Chẳng hạn nếu địa chỉ mail của bạn là [email protected] thì bạn có thể đăng nhập các dịch vụ yêu cầu email bằng cách ghi thành [email protected] là bạn có thể nhét hết các email spam vào địa chỉ này rồi. Từ đây bạn có thể theo dõi và nắm bắt được những website/dịch vụ nào bán địa chỉ mail của bạn cho các nhà quảng cáo.

2. Sortd biến Gmail của bạn thành bảng nhắc việc hiệu quả

Sortd là giao diện thông minh cho Gmail có khả năng biến hòm mail của bạn thành các danh sách những việc bạn cần làm hay đang theo dõi. Bạn có thể tùy chỉnh tên các danh sách, thêm bao nhiêu task tùy thích, kéo thả mail vào các danh sách để tiện theo dõi,… Nhìn chung với Sortd, bạn có thể sắp xếp lại hòm mail của mình một cách gọn gàng như một bảng nhắc việc hiệu quả.

Cài Sortd tại đây.

3. Ugly Email sẽ cho bạn biết những email nào đang bị theo dõi trước khi bạn mở chúng

Với sự nở rộ của các công cụ theo dõi (track) mail, rất nhiều người hiện đang sử dụng những tiện ích này để theo dõi xem bạn đã mở mail hay chưa. Để biết những mail nào đang bị track, hãy cài Chrome Extension Ugly Email. Ngay sau khi cài xong Ugly Email sẽ hiển thị ngay những email nào đang bị track bằng ký hiệu đôi mắt.

Cài Ugly Email tại đây.

4. FullContacts sẽ cho bạn tất cả thông tin về người gửi mail cho bạn

Extension Chrome này sẽ cho bạn thấy các địa chỉ mạng xã hội cũng như công việc của bất cứ ai gửi mail cho bạn. Bạn có đọc qua tất cả những dòng tweet, xem ảnh Instagram hay lượn qua Facebook của họ. Bạn cũng có thể lấy được thông tin chi tiết về nơi họ làm việc như quy mô công ty, địa chỉ,…

FullContacts cũng hoạt động tốt trên Google Calendar nên hãy biết cách tận dụng nó trước các buổi họp hay sự kiện xã giao.

Cài FullContacts tại đây.

5. Mixmax cung cấp cho bạn các mẫu email soạn sẵn cũng như công cụ sắp xếp lịch họp

Mixmax là một Chrome Extension cung cấp cho bạn rất nhiều tính năng như sắp xếp lịch họp dễ dàng bằng cách cho người nhận mail chọn thời điểm ngay trong email, theo dõi xem người nhận đã mở mail chưa và mở bao nhiêu lần để bạn biết khi nào thì nên hối thúc họ. Mixmax cũng cho phép bạn cài sẵn mail gửi vào một khung giờ mong muốn hay tạo những mẫu email chuẩn bị sẵn chỉ với một cú click.

Cài Mixmax tại đây.

6. Mailburn biến Gmail thành giao diện WhatsApp khi bạn check trên điện thoại

Ứng dụng iPhone này sẽ tự động hiển thị các đoạn thư trao đổi trên Gmail dưới dạng box chat tiện lợi, giúp bạn bớt bị sao nhãng vì những thứ thừa như “Hiển thị phần trích dẫn” hay chữ ký.

Cài Mailburn tại đây.

7. Unsubscriber giúp bạn dễ dàng unsubscribe khỏi các dịch vụ hay gửi mail spam

Unsubscriber cho Gmail là một ứng dụng iPhone cung cấp tính năng đơn giản là cho phép bạn bỏ theo dõi các dịch vụ, các website bạn không thích nữa. Bạn cũng có thể dọn dẹp các email spam này chỉ với một phát chạm chứ không cần “tìm diệt” từng mail nữa.

Cài Unsubscriber tại đây.

8. MailTrack.io cho bạn biết người nhận đã đọc tin của bạn chưa – ngay cả các tin trong nhóm mail

Mailtarck.io là một Chrome extension cho phép bạn liệu email của bạn đã gửi được hay chưa cũng như việc nó được mở ra khi nào. Hơn thế nữa. MailTrack.io thậm chí còn cho bạn cho biết những ai đã đọc mail của bạn khi bạn gửi nó cho nhiều người. MailTrack cũng cho bạn lựa chọn thông báo nổi trên desktop để biết tức thì ai đã mở mail bạn gửi.

Cài MailTrack tại đây.

9. Snapmail cho phép bạn gửi mail tự hủy như tin nhắn Snapchat

Cũng là một Chrome extension, Snapmail cho phép bạn thêm nút Snapmail cạnh nút Gửi trên Gmail của mình để gửi email tự hủy. Nút Snapmail này sẽ mã hóa email của bạn. Ngay khi người nhận mở mail và bấm vào đường link Snapmail bạn gửi, họ sẽ có đúng 60 giây để đọc email của bạn trước khi nó biến mất. Loại email phù hợp với các thông báo ngắn hay email chia sẻ mật khẩu.

Cài Snapmail tại đây.

10. Gmail Offline

Gmail Offline cho phép bạn làm việc trên Gmail ngay cả khi không có kết nối Internet. Đây là tính năng hữu ích cho những ai phải làm việc dưới điều kiện kết nối mạng chập chờn hay không muốn phí lưu lượng vào load những nội dung không cần thiết khi truy cập mail.

Cài Gmail Offline tại đây.

11. Giphy - ảnh động cho Gmail

Giphy, công ty cung câp dịch vụ tìm ảnh gif hàng đầu thế giới đã tạo ra Chrome extension cùng tên. Sau khi cài đặt Giphy, ứng dụng này sẽ hiện một icon 7 màu trên thanh định dạng mail để bạn lựa chọn. Nút Giphy này cho phép bạn chèn ảnh động giúp các email trở nên sinh động hơn.

Cài Giphy cho Gmail tại đây.

12. Boomerang cho phép bạn hẹn giờ gửi mail và theo sát các mail mình đã gửi

Boomerang là một plug-in cho Chrome, Firefox và Safari. Ứng dụng này có khá nhiều tính năng nhưng có lẽ nổi trội nhất vẫn là tính năng “Send later” (Gửi sau). Bạn có thể viết một đoạn mail như bình thường rồi chọn ngày trên Google Calendar hoặc đơn giản là click vào “next Monday” (thứ hai tới) để hẹn giờ gửi. Bạn cũng có thể cài một mail nhắc nhở mình check và theo dõi email này.

Cài Boomerang tại đây.

13. Find Big Mail giúp bạn lọc tìm các email “ngốn” dung lượng nhất để kịp thời xóa đi

Nếu bạn đang sắp hết dung lượng Gmail thì có lẽ lý do hầu hết là bởi những email có tệp đính kèm quá lớn. Find Big Mail, đúng như tên gọi, có nhiệm vụ scan hết các email của bạn và giúp bạn thải hồi bớt những email hạng nặng, tăng được đáng kể dung lượng cho hòm mail.

Cài Find Big Mail tại đây.

14. WiseStamp cho phép bạn tùy chọn chữ ký sáng tạo

WiseStamp là một Chrome extension giúp bạn tùy chọn chữ ký mail. Bạn có thể chọn font, kích cỡ, hình ảnh, màu sắc – nhưng bạn cũng có thể chèn thêm các tính năng như RSS feed (feed theo dõi các website, blog) và các mạng xã hội như Facebook, Twitter hay LinkedIn.

Cài WiseStamp tại đây.

15. GrexIt cho phép bạn chia sẻ nhãn dán email với đồng nghiệp khi làm việc nhóm

GrexIt là một Chrome extension hữu ích cho việc hoạt động nhóm với các đồng nghiệp trong cùng dự án. Với các nhãn được chia sẻ với nhau, nếu bạn thêm nhãn vào bất cứ đoạn hội thoại nào trong hòm mail của mình, chúng cũng sẽ hiện thị y như vậy trong hòm mail của các đồng nghiệp cùng trong cuộc hội thoại đó. Đây là một phương pháp khá hay để theo kịp tiến độ và cập nhật kịp thời trong các dự án làm việc nhóm.

Cài GrexIt tại đây.