Giấy tờ cá nhân sinh viên cần chuẩn bị khi bắt đầu đi làm thêm

Đi làm thêm ở quán cà phê, trung tâm gia sư hay cửa hàng bán lẻ là trải nghiệm quen thuộc của sinh viên. Bài viết trình bày những giấy tờ cá nhân nên chuẩn bị trước khi nhận việc, từ thẻ bảo hiểm y tế, mã số thuế đến tài khoản nhận lương và cách ghi chép thu nhập.

1. Kiểm tra thẻ bảo hiểm y tế sinh viên trước khi nhận việc

Phần lớn sinh viên tham gia bảo hiểm y tế qua nhà trường, đóng theo năm học. Một số bạn đã có thẻ theo diện khác, chẳng hạn tham gia theo hộ gia đình ở quê hoặc thuộc nhóm được nhà nước hỗ trợ. Trước khi đi làm thêm, sinh viên nên nắm rõ mình đang có thẻ theo diện nào và còn hạn đến khi nào.

Sinh viên có thể tra cứu bảo hiểm y tế để xem thời hạn thẻ, nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu và nhóm đối tượng. Thông tin này hữu ích khi nơi làm thêm hỏi về bảo hiểm, đồng thời giúp sinh viên biết nên đến cơ sở nào khi cần khám bệnh trong thời gian vừa học vừa làm.

Với công việc làm thêm theo giờ hoặc hợp đồng ngắn, nhiều trường hợp không thuộc diện đơn vị đóng bảo hiểm. Khi đó, thẻ bảo hiểm y tế qua nhà trường là quyền lợi chính, nên sinh viên cần chú ý đóng đúng đợt nhà trường thông báo vào đầu năm học, tránh để thẻ gián đoạn. Sinh viên năm cuối cũng nên lưu ý thời điểm thẻ qua nhà trường kết thúc, vì sau khi tốt nghiệp, quyền lợi sẽ chuyển sang hình thức tham gia khác tùy công việc chính thức.

Thẻ bảo hiểm y tế còn hạn giúp sinh viên yên tâm khi vừa học vừa đi làm thêm.

2. Mã số thuế cá nhân và cách thu nhập làm thêm được ghi nhận

Khi nhận việc tại doanh nghiệp, trung tâm hay cửa hàng có đăng ký kinh doanh, sinh viên thường được yêu cầu cung cấp mã số thuế cá nhân. Đơn vị chi trả cần thông tin này để kê khai thu nhập đã trả và khấu trừ thuế theo quy định nếu khoản thu nhập thuộc diện phải khấu trừ.

Trước khi ký hợp đồng, sinh viên nên tra mã số thuế cá nhân của mình để biết đã được cấp hay chưa. Một số bạn đã có mã từ trước, do gia đình đăng ký người phụ thuộc hoặc do từng nhận thu nhập ở nơi khác. Thông tin mã số thuế ngày càng gắn với số định danh cá nhân, nên việc cung cấp đúng số căn cước công dân giúp đơn vị kê khai chính xác.

Với thu nhập vãng lai, đơn vị chi trả có thể khấu trừ trước một phần khi khoản thu nhập đạt mức theo quy định. Trong một số trường hợp, người có tổng thu nhập trong năm thấp có thể làm bản cam kết theo mẫu để không bị khấu trừ trước. Sinh viên nên hỏi rõ bộ phận kế toán về cách áp dụng và giữ lại chứng từ khấu trừ nếu có.

Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để sinh viên đề nghị hoàn lại số thuế đã nộp thừa khi quyết toán, nếu tổng thu nhập cả năm không đến mức phải nộp. Lưu giữ đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp thủ tục này đơn giản hơn. Sinh viên có thể chụp lại chứng từ ngay khi nhận và lưu theo tên đơn vị chi trả, để cuối năm không phải liên hệ lại từng nơi xin bản sao.

3. Chuẩn bị tài khoản nhận lương và ghi chép thu nhập theo tháng

Đa số nơi làm thêm trả lương qua chuyển khoản. Sinh viên nên dùng một tài khoản đứng tên chính mình, thông tin trùng khớp với căn cước công dân, để nhận lương. Nhận lương qua tài khoản giúp lưu lại lịch sử thu nhập, thuận tiện khi đối chiếu với bảng chấm công hoặc khi cần chứng minh thu nhập sau này.

Khi có từ hai nơi làm thêm trở lên, sinh viên nên ghi chép riêng thu nhập từng nơi theo tháng: số giờ làm, đơn giá, số tiền thực nhận và khoản bị khấu trừ nếu có. Một bảng tính trên điện thoại với vài cột là đủ để theo dõi. Cuối mỗi tháng, sinh viên đối chiếu số tiền trong bảng với số tiền thực nhận trong tài khoản, nếu có chênh lệch thì hỏi lại nơi làm thêm khi thông tin còn dễ kiểm tra.

Thu nhập làm thêm nên được phân bổ theo mục đích rõ ràng. Giả sử thu nhập mỗi tháng được chia thành ba phần: chi phí sinh hoạt, học tập và một khoản tích lũy nhỏ. Phần tích lũy được chuyển ngay sang tài khoản tiết kiệm khi lương về, tạo thói quen để dành từ những khoản thu nhập đầu tiên.

Bộ giấy tờ gồm căn cước công dân, thẻ sinh viên, thông tin thẻ bảo hiểm y tế, mã số thuế và số tài khoản nên được lưu bản chụp trong một thư mục có đặt mật khẩu, sẵn sàng cung cấp khi nhận việc mới.

Ghi chép thu nhập từng nơi làm thêm theo tháng giúp sinh viên đối chiếu tiền lương thực nhận.

Bắt đầu đi làm thêm là dịp để sinh viên làm quen với các giấy tờ tài chính cá nhân cơ bản. Khi thẻ bảo hiểm y tế được kiểm tra, mã số thuế được xác nhận và thu nhập được ghi chép qua tài khoản riêng, sinh viên vừa đi làm thuận lợi vừa có nền tảng quản lý tiền bạc cho những năm sau