Lưu ý khi kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi thanh toán cho nhà cung cấp

Với tiệm tạp hóa hay cửa hàng nội thất nhỏ, mỗi tuần có thể có vài lô hàng về kèm hóa đơn và đề nghị thanh toán. Bài viết trình bày cách chủ hộ đối chiếu hóa đơn với đơn đặt và hàng thực nhận, kiểm tra thông tin người mua trên hóa đơn và sắp xếp lịch chuyển khoản cho nhà cung cấp.

1. Đối chiếu ba chứng từ trước khi thanh toán

Một tiệm tạp hóa lấy hàng từ khoảng mười nhà cung cấp: nước giải khát, bánh kẹo, gia vị, đồ dùng gia đình. Mỗi nhà cung cấp có lịch giao riêng, và người nhận hàng thường là nhân viên hoặc người nhà đang trông quầy. Nếu chủ hộ thanh toán ngay theo số tiền trên hóa đơn mà không đối chiếu, những chênh lệch nhỏ có thể tích tụ qua nhiều tháng.

Nguyên tắc đối chiếu gồm ba chứng từ: đơn đặt hàng hoặc tin nhắn xác nhận đặt hàng, phiếu giao hàng có chữ ký người nhận và hóa đơn của nhà cung cấp. Số lượng, đơn giá và tổng tiền trên ba chứng từ cần thống nhất. Khi có hàng thiếu, hàng lỗi hoặc hàng đổi, người nhận ghi ngay trên phiếu giao để có căn cứ điều chỉnh hóa đơn.

Đơn giá là điểm cần được xem kỹ, vì nhà cung cấp có thể thay đổi giá hoặc chương trình chiết khấu theo từng đợt. Chủ hộ nên lưu bảng giá mới nhất của mỗi nhà cung cấp và so sánh với đơn giá trên hóa đơn. Nếu có thay đổi chưa được thông báo trước, chủ hộ trao đổi lại trước khi chuyển tiền.

Với hóa đơn điện tử, chủ hộ có thể tra cứu hóa đơn bằng mã tra cứu đi kèm ngay khi nhận, rồi đặt bản hiển thị trên hệ thống cạnh phiếu giao hàng để so từng dòng. Cách làm này giúp việc đối chiếu dựa trên đúng dữ liệu hóa đơn đã phát hành, kể cả khi bản gửi qua tin nhắn bị mờ hoặc thiếu trang.

Đối chiếu đơn đặt, phiếu giao và hóa đơn giúp chủ hộ chỉ thanh toán đúng phần hàng đã nhận.

2. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và thông tin người mua

Hóa đơn điện tử nhận qua email hoặc tin nhắn thường kèm mã tra cứu và đường dẫn đến trang của đơn vị phát hành. Trước khi ghi nhận vào sổ, chủ hộ xác nhận hóa đơn có trạng thái hợp lệ, đúng số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền và thông tin của bên bán. Bước này giúp hồ sơ chi phí của cửa hàng chỉ gồm những hóa đơn đã được kiểm tra, thuận tiện cho việc kê khai và đối chiếu về sau.

Thông tin người mua cũng cần được kiểm tra. Hộ kinh doanh sử dụng thông tin của chủ hộ trong hồ sơ thuế, và chủ hộ dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế. Chủ hộ có thể tra cứu mã số thuế cá nhân bằng CCCD một lần để nắm chính xác mã số và tên đăng ký, sau đó gửi bộ thông tin này cho mọi nhà cung cấp để họ lập hóa đơn thống nhất.

Hóa đơn ghi sai tên, sai mã số hoặc sai địa chỉ của người mua nên được đề nghị nhà cung cấp điều chỉnh ngay, trước khi thanh toán. Lúc này hai bên còn đang trao đổi về lô hàng, nên việc điều chỉnh diễn ra nhanh hơn so với khi đã khép lại giao dịch.

Hóa đơn sau khi kiểm tra được lưu theo tháng và theo nhà cung cấp, cùng với phiếu giao hàng tương ứng.

3. Sắp xếp lịch thanh toán chuyển khoản cho nhà cung cấp

Khi số nhà cung cấp tăng lên, việc chuyển khoản lẻ tẻ mỗi khi có hóa đơn khiến chủ hộ khó theo dõi dòng tiền. Cách làm phổ biến là gom các hóa đơn đã đối chiếu vào một hoặc hai ngày cố định trong tuần để thanh toán, trừ những nhà cung cấp yêu cầu trả ngay khi giao.

Mỗi lần chuyển khoản, nội dung nên ghi số hóa đơn hoặc kỳ thanh toán, chẳng hạn "thanh toán hóa đơn số… tuần hai tháng mười". Tài khoản nhận cần trùng với tên nhà cung cấp trên hóa đơn. Nhờ nội dung rõ ràng, nhà cung cấp dễ khớp tiền với công nợ, còn chủ hộ có sao kê làm chứng từ thanh toán.

Chủ hộ nên lập một bảng công nợ đơn giản gồm tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán và ngày đã trả. Bảng này cho biết tổng số tiền sắp phải chi trong tuần tới, từ đó chủ hộ cân đối với doanh thu dự kiến và giữ đủ số dư trong tài khoản kinh doanh.

Với nhà cung cấp cho phép trả chậm theo kỳ, việc thanh toán đúng hạn qua nhiều tháng là cơ sở để đề nghị kỳ hạn dài hơn hoặc mức chiết khấu tốt hơn trong những lần nhập sau.

Gom thanh toán vào ngày cố định giúp chủ hộ kiểm soát dòng tiền chi cho nhà cung cấp trong tuần.

Kiểm tra hóa đơn đầu vào là thói quen nhỏ nhưng tác động trực tiếp đến giá vốn và dòng tiền của cửa hàng. Đối chiếu ba chứng từ, xác nhận thông tin hóa đơn và thanh toán theo lịch cố định giúp chủ hộ kinh doanh nhỏ trả đúng số tiền, giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp và có bộ hồ sơ chi phí đầy đủ.